Open Call – Videographer (Project Summary Video)
OPEN CALL FOR VIDEOGRAPHER
2025–2026 PROJECT SUMMARY VIDEO
About Roma Versitas Albania
Roma Versitas Albania is seeking a professional videographer or video production team to produce a high-quality summary video showcasing the organisation’s activities, achievements, and impact during the 2025–2026 programme cycle.
The video will highlight key activities, including the Summer School programme, student internship experiences, professional development initiatives, and personal stories of Roma students and graduates.
The final video will serve as a flagship communication tool for visibility, advocacy, and dissemination through Roma Versitas Albania’s institutional and donor communication channels.
Distribution channels:
- Roma Versitas Albania’s website
- X
- YouTube
- Institutional and donor communication channels
Scope of Work
The selected videographer or production team will be responsible for:
- Developing the video concept and visual storytelling approach
- Preparing a filming and production plan in coordination with Roma Versitas Albania
- Filming programme activities, interviews, and relevant locations, including multi-location filming where required
- Conducting and recording interviews with students, graduates, staff members, partners, and other relevant stakeholders
- Editing and completing all post-production work
- Providing sound design, colour correction, subtitles, and basic motion graphics where required
- Incorporating Roma Versitas Albania’s and donors’ visual identity and visibility requirements
- Revising the video based on feedback provided by Roma Versitas Albania
- Delivering the final approved video in the required formats
The final product should communicate programme achievements, results, and personal stories in a clear, professional, and engaging manner.
Deliverables
- One high-definition project summary video, with a recommended duration of three to six minutes
- The final video in MP4 format, optimised for website and social media publication
- English and/or Albanian subtitles, as agreed with Roma Versitas Albania
- A clean version of the video without subtitles, where requested
- All final approved video files in high-resolution and web-optimised formats
Applicants may also propose short social media versions or cutdowns as an additional deliverable. Any additional deliverables must be clearly described and priced in the financial proposal.
Assignment Timeline
Application deadline: 28 February 2026 at 17:00 CEST
Expected selection and contracting: March 2026
Production period: To be agreed with the selected applicant
Final delivery deadline: No later than 30 July 2026
Applicants must confirm their availability to complete the assignment within the indicated period.
Financial Proposal
Applicants must submit a detailed financial proposal covering all costs associated with the assignment, including:
- Concept development and pre-production
- Filming costs
- Editing and post-production
- Equipment and technical costs
- Subtitling and graphic elements
- Travel and accommodation expenses, where applicable
- Any applicable taxes or additional costs
The financial proposal must clearly indicate the total proposed fee. The assignment will be contracted under a service agreement.
Evaluation Criteria
Applications will be evaluated according to the following criteria:
- Proven professional experience in videography, video production, and visual storytelling
- Quality and relevance of the submitted portfolio
- Previous experience producing videos for NGOs, civil society organisations, educational institutions, or impact-focused projects
- Creativity and suitability of the proposed concept and approach
- Technical production quality
- Ability to complete the assignment within the required timeline
- Cost-effectiveness and overall value for money
Application Procedure
Interested applicants should submit their application by email to:
Email: [email protected]
Email subject: VIDEOGRAPHER 2026 – Project Summary Video
The application package must include:
- A short professional profile or company background
- A description of relevant experience
- A portfolio or links to previous video work
- A proposed concept and approach for the summary video
- An estimated production timeline
- A detailed financial proposal
- Contact details for at least one professional reference, where available
Applications must be submitted no later than 28 February 2026 at 17:00 CEST.
Incomplete applications or applications received after the deadline may not be considered.
Selection Process
- Applications will be reviewed based on the evaluation criteria outlined above
- Shortlisted applicants may be invited to participate in an interview or present their proposed concept and production approach
- Only the selected applicant will be contacted regarding the final contracting process
Questions and Clarifications
Questions or requests for clarification may be submitted to: [email protected]
Applicants are encouraged to submit any questions sufficiently in advance of the application deadline.
Additional Information
Roma Versitas Albania reserves the right to request additional information from applicants during the evaluation process.
Roma Versitas Albania also reserves the right to accept or reject any application, cancel or modify the open call, or refrain from awarding the contract, without any obligation to provide justification or compensation to applicants.
Submission of an application does not constitute a contractual commitment by Roma Versitas Albania.
THIRRJE E HAPUR PËR VIDEOGRAF
VIDEO PËRMBLEDHËSE E PROJEKTIT 2025–2026
Rreth Roma Versitas Albania
Roma Versitas Albania kërkon një videograf profesionist ose një ekip produksioni për realizimin e një videoje përmbledhëse me cilësi të lartë, e cila do të prezantojë aktivitetet, arritjet dhe ndikimin e organizatës gjatë ciklit të programit 2025–2026.
Videoja do të pasqyrojë aktivitetet kryesore, duke përfshirë programin e Shkollës Verore, përvojat e studentëve gjatë praktikave profesionale, nismat për zhvillim profesional, si dhe historitë personale të studentëve dhe të diplomuarve romë.
Videoja përfundimtare do të shërbejë si një instrument kryesor komunikimi për rritjen e dukshmërisë, avokimin dhe shpërndarjen e rezultateve përmes kanaleve të komunikimit të Roma Versitas Albania dhe donatorëve.
Kanalet e publikimit:
- Faqja zyrtare e Roma Versitas Albania
- X
- YouTube
- Kanalet e komunikimit të institucionit dhe donatorëve
Fusha e Punës
Videografi ose ekipi i përzgjedhur do të jetë përgjegjës për:
- Zhvillimin e konceptit të videos dhe qasjes së tregimit vizual
- Përgatitjen e planit të xhirimit dhe produksionit në koordinim me Roma Versitas Albania
- Xhirimin e aktiviteteve të programit, intervistave dhe vendndodhjeve përkatëse, duke përfshirë xhirime në disa lokacione, kur kërkohet
- Realizimin dhe regjistrimin e intervistave me studentë, të diplomuar, anëtarë të stafit, partnerë dhe aktorë të tjerë të rëndësishëm
- Montazhin dhe realizimin e plotë të post-produksionit
- Përpunimin e audios, korrigjimin e ngjyrave, titrat dhe grafikët bazë të animuar, sipas nevojës
- Përfshirjen e identitetit vizual dhe kërkesave të dukshmërisë të Roma Versitas Albania dhe donatorëve
- Rishikimin e videos bazuar në komentet e ofruara nga Roma Versitas Albania
- Dorëzimin e videos përfundimtare të miratuar në formatet e kërkuara
Produkti përfundimtar duhet të komunikojë në mënyrë të qartë, profesionale dhe tërheqëse arritjet, rezultatet dhe historitë personale të pjesëmarrësve në program.
Produktet e Kërkuara
- Një video përmbledhëse me rezolucion të lartë, me kohëzgjatje të rekomanduar nga tre deri në gjashtë minuta
- Videoja përfundimtare në format MP4, e optimizuar për publikim në internet dhe në rrjetet sociale
- Titra në gjuhën angleze dhe/ose shqipe, sipas marrëveshjes me Roma Versitas Albania
- Një version i pastër i videos pa titra, nëse kërkohet
- Të gjitha versionet përfundimtare të miratuara në rezolucion të lartë dhe në formate të optimizuara për internet
Aplikantët mund të propozojnë gjithashtu versione më të shkurtra të videos për rrjetet sociale si produkt shtesë. Çdo produkt shtesë duhet të përshkruhet dhe të përfshihet qartë në propozimin financiar.
Afatet e Angazhimit
Afati i aplikimit: 28 Shkurt 2026, ora 17:00 CEST
Përzgjedhja dhe kontraktimi i pritshëm: Prill 2026
Periudha e realizimit: Do të përcaktohet në marrëveshje me aplikantin e përzgjedhur
Afati përfundimtar i dorëzimit: Jo më vonë se 30 Korrik 2026
Aplikantët duhet të konfirmojnë disponueshmërinë e tyre për përfundimin e angazhimit brenda periudhës së përcaktuar.
Propozimi Financiar
Aplikantët duhet të dorëzojnë një propozim financiar të detajuar që përfshin të gjitha kostot që lidhen me angazhimin, duke përfshirë:
- Zhvillimin e konceptit dhe fazën e paraprodhimit
- Kostot e xhirimit
- Montazhin dhe post-produksionin
- Pajisjet dhe kostot teknike
- Titrimin dhe elementet grafike
- Shpenzimet e udhëtimit dhe akomodimit, kur aplikohen
- Çdo taksë ose kosto tjetër të aplikueshme
Propozimi financiar duhet të përcaktojë qartë tarifën e përgjithshme të propozuar. Angazhimi do të kontraktohet përmes një marrëveshjeje shërbimi.
Kriteret e Vlerësimit
Aplikimet do të vlerësohen sipas kritereve të mëposhtme:
- Përvojë profesionale e dëshmuar në videografi, produksion video dhe tregim vizual
- Cilësia dhe rëndësia e portofolit të dorëzuar
- Përvojë e mëparshme në prodhimin e videove për OJQ, organizata të shoqërisë civile, institucione arsimore ose projekte me ndikim social
- Kreativiteti dhe përshtatshmëria e konceptit dhe qasjes së propozuar
- Cilësia teknike e produksionit
- Aftësia për ta përfunduar angazhimin brenda afatit të kërkuar
- Efektiviteti i kostos dhe raporti i përgjithshëm cilësi–çmim
Procedura e Aplikimit
Aplikantët e interesuar duhet ta dërgojnë aplikimin e tyre me email në:
Email: [email protected]
Subjekti i emailit: VIDEOGRAPHER 2026 – Project Summary Video
Dosja e aplikimit duhet të përfshijë:
- Një profil të shkurtër profesional ose prezantim të kompanisë
- Një përshkrim të përvojës përkatëse
- Portofolin ose lidhjet elektronike të punëve të mëparshme
- Konceptin dhe qasjen e propozuar për videon përmbledhëse
- Afatin e parashikuar të realizimit
- Një propozim financiar të detajuar
- Të dhënat e kontaktit të së paku një reference profesionale, kur është e mundur
Aplikimet duhet të dorëzohen jo më vonë se 28 Shkurt 2026, ora 17:00 CEST.
Aplikimet e paplota ose aplikimet e dorëzuara pas afatit mund të mos merren në konsideratë.
Procesi i Përzgjedhjes
- Aplikimet do të shqyrtohen bazuar në kriteret e vlerësimit të përcaktuara më sipër
- Aplikantët e përzgjedhur në listën e ngushtë mund të ftohen për një intervistë ose për të prezantuar konceptin dhe qasjen e tyre të produksionit
- Vetëm aplikanti i përzgjedhur do të kontaktohet për procesin përfundimtar të kontraktimit
Pyetje dhe Sqarime
Pyetjet ose kërkesat për sqarime mund të dërgohen në: [email protected]
Aplikantët inkurajohen t’i dërgojnë pyetjet e tyre mjaftueshëm përpara afatit të aplikimit.
Informacion Shtesë
Roma Versitas Albania rezervon të drejtën të kërkojë informacion shtesë nga aplikantët gjatë procesit të vlerësimit.
Roma Versitas Albania rezervon gjithashtu të drejtën të pranojë ose refuzojë çdo aplikim, të anulojë ose ndryshojë thirrjen e hapur, ose të mos e japë kontratën, pa detyrimin për të ofruar arsyetim ose kompensim për aplikantët.
Dorëzimi i një aplikimi nuk përbën angazhim kontraktual nga Roma Versitas Albania.
